3 coisas que não podem faltar na sua reunião

Quando um time termina um jogo, eles geralmente não recolhem suas coisas e saem imediatamente da quadra, pista, campo ou vestiário. Os jogadores e o treinador se reúnem e demoram alguns minutos fazendo uma reunião pós-jogo - um ritual que é tão importante quanto o aquecimento antes do jogo. Na nossa visão, os participantes de reuniões de negócios também podem se beneficiar da mesma prática. Uma rápida conversa ao encerrar uma reunião antes dos participantes saírem da sala pode ser de grande ajuda para garantir que o encontro tenha alcançado seu propósito e que as reuniões futuras também sejam bem sucedidas. Aqui estão três elementos para por em prática ao final de cada reunião. Após fazer isso, se certifique também de fazer o acompanhamento por escrito. Saiba mais como ter Reuniões mais efetivas neste vídeo.

Confirme as decisões-chave e os próximos passos.

Faça uma recapitulação do que foi decidido na reunião, quem é o responsável pelo acompanhamento, quando a implementação ocorrerá e como ela será comunicada. A ideia é fazer com que cada participante saia da reunião com o mesmo entendimento sobre o que foi acordado, de forma que as chances de alguém reabrir posteriormente alguma questão discutida na reunião sejam menores. Um cliente com quem trabalhamos se preparava para a revisão final das reuniões anotando as decisões em um quadro branco para que nada fosse esquecido ou ignorado. Ele também anotava os itens da ação, como quem era o responsável pelo o que, quando seria a entrega e como o status iria ser relatado ao grupo.

Desenvolva pontos de comunicação.

Se algum colega que não participou da reunião perguntar a um participante, "O que aconteceu?", ele ou ela deve saber o que dizer. Portanto, antes de finalizar, coloque a questão ao grupo, "Quais são as coisas mais importantes que realizamos durante o tempo em que estivemos juntos aqui?". À medida que o grupo responde, anote os pontos-chave em um quadro branco e os resuma brevemente. Após alinhar o que deve ser comunicado as outras pessoas da empresa, pergunte se há algo que alguém não gostaria que fosse compartilhado. Algumas informações podem ser confidenciais ou talvez algumas ideias ainda não estejam prontas para serem compartilhadas. Seja o mais específico possível neste ponto, de forma que todos entendam claramente o que está fora dos limites. Logo após o fim da reunião, envie um resumo com os pontos que foram acordados para todos em um e-mail. O objetivo deste exercício não é fornecer às pessoas um roteiro de respostas para quando forem questionadas, mas, sim, orientações sobre as principais mensagens que podem ser transmitidas e o que devem manter confidencial, assim, o resto da organização receberá uma imagem consistente do que se passou. Após uma recente reunião de estratégia com os 30 principais executivos de uma grande empresa de tecnologia, por exemplo, o grupo decidiu sobre os seguintes pontos de comunicação:

• Este não era um evento único, mas o início de uma equipe de liderança sênior.
• Foi conversado sobre a estratégia da organização, que diz respeito à construção de um conjunto de grandes empresas em categorias fortes.
• Concordou-se que cada empresa deve se concentrar em estimular o seu próprio crescimento, mas, onde fizer sentido, as unidades e funções devem ajudar umas as outras em relação a melhores práticas e suas capacidades. Se reuniu algumas ideias de como começar a fazer isso e foi falado sobre as oportunidades para os líderes crescerem e assumirem novos papéis.

Sessão de feedback.

Especialmente se o seu grupo se reunirá regularmente, peça aos participantes por feedback sobre a reunião enquanto ainda está fresco em suas mentes. Essa é uma oportunidade - que é muitas vezes desperdiçada - para saber tanto o que as pessoas gostaram, quanto o que elas sugerem mudar. Ao invés de fazer uma pergunta ampla, como, "Qual é o seu feedback?", que muitas vezes produz respostas igualmente vagas e inúteis, divida a discussão no que chamamos de "rosas" (pontos positivos) e "espinhos" (pontos negativos). Comece com os espinhos. Diga aos participantes para pensarem em tudo que eles têm recebido ou feito relacionado à reunião desde quando foram convocados para participar, incluindo leituras e preparações pré-reunião, além dos aspectos da própria reunião, tais como localização, estrutura e etc. Em seguida, pergunte, "O que poderia melhorar?". Evite debater as sugestões levantadas, mas faça perguntas para esclarecer o que está sendo dito. Por fim, vá para as rosas. Pergunte ao grupo, "O que deu certo? O que devemos repetir no futuro?". Vindo após a recapitulação das decisões, dos próximos passos e dos pontos de discussão, essa última discussão ajuda a terminar a sessão de uma forma positiva. Ao incorporar essa revisão pós-reunião de forma regular utilizando estes três elementos, você poderá ajudar a sua equipe a melhorar drasticamente seu desempenho.

Artigo traduzido                                                                                                                       Fonte: https://hbr.org/2016/04/dont-end-a-meeting-without-doing-these-3-things?utm_campaign=HBR&utm_source=facebook&utm_medium=social

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